¿Qué es la accesibilidad en documentos digitales?

La accesibilidad en documentos digitales se refiere a la creación de contenidos que puedan ser comprendidos, navegados e interpretados por todas las personas, incluidas aquellas con discapacidades visuales, auditivas, cognitivas o motoras. Esto incluye archivos PDF, presentaciones, documentos de texto, hojas de cálculo y cualquier otro contenido digital que se distribuya o publique online.

La nueva normativa europea sobre accesibilidad digital

La nueva normativa que entró en vigor el 28 de junio de 2025 proviene de la Directiva (UE) 2019/882 del Parlamento Europeo y del Consejo, conocida como European Accessibility Act (EAA). Esta ley establece requisitos comunes de accesibilidad para una amplia gama de productos y servicios, incluidos los documentos digitales que se proporcionan en el contexto de servicios esenciales.

El objetivo del EAA es garantizar que todas las personas, especialmente aquellas con discapacidad, puedan acceder en igualdad de condiciones a servicios digitales, información y contenidos electrónicos. Esta directiva se enmarca dentro de la estrategia europea para construir una sociedad más inclusiva y eliminar barreras tecnológicas.

La normativa se aplica a documentos digitales entregados a los usuarios como parte de:

• Servicios financieros (banca online, contratos, extractos, etc.)
• E-commerce (facturas electrónicas, fichas de producto, condiciones de compra)
• Formación online y educación a distancia
• Medios audiovisuales y contenidos informativos
• Servicios de transporte, salud, energía o telecomunicaciones

Además, el EAA establece que todos los documentos digitales relacionados con estos servicios deben cumplir con los principios de accesibilidad establecidos en las WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines), nivel AA, incluyendo:

• Perceptibilidad (la información debe ser presentada de forma que los usuarios puedan percibirla)
• Operabilidad (los usuarios deben poder navegar e interactuar con el contenido)
• Comprensibilidad (la información y la interfaz deben ser fáciles de entender)
• Robustez (el contenido debe poder ser interpretado de forma fiable por diferentes dispositivos y tecnologías de asistencia)

Esta directiva se aplica tanto a empresas privadas como a organizaciones públicas que operen en el mercado europeo. A partir del 28 de junio de 2025, todos los documentos nuevos deben ser accesibles desde su creación, y se recomienda revisar y adaptar gradualmente los documentos existentes. No cumplir con estos requisitos puede conllevar sanciones económicas, exclusión de licitaciones públicas y demandas por discriminación.

Para facilitar la transición, muchos países de la UE están desarrollando normas técnicas nacionales y herramientas de evaluación que ayudarán a las organizaciones a verificar el cumplimiento, así como recursos de formación específicos para creadores de contenido y responsables legales.

¿A quién afecta esta normativa?

La normativa de accesibilidad digital es de obligado cumplimiento para:

• Administraciones públicas
• Empresas del sector financiero, educativo y sanitario
• E-commerce y tiendas online
• Editoriales, universidades y centros de formación
• Cualquier empresa que distribuya documentos digitales a clientes o usuarios

Principales requisitos de accesibilidad en documentos digitales

Algunos de los aspectos clave que exige la normativa para garantizar la accesibilidad en documentos digitales son:

• Texto alternativo para imágenes, gráficos o tablas
• Estructura clara con encabezados jerárquicos (H1, H2, H3...)
• Contraste adecuado entre texto y fondo
• Uso de tipografías legibles y tamaño de fuente accesible
• Documentos navegables mediante teclado o lector de pantalla
• Lenguaje claro y contenido comprensible
• Evitar el uso de solo color para transmitir información

Consecuencias de no cumplir la normativa

No adaptar los documentos digitales a los nuevos requisitos de accesibilidad puede acarrear multas económicas, demandas legales y pérdida de reputación. Además, limitar el acceso a información esencial puede ser discriminatorio e ir en contra de los principios de responsabilidad social empresarial.

Cómo adaptar tus documentos a la normativa europea

Para cumplir con la normativa de accesibilidad en documentos digitales, se recomienda:

• Utilizar herramientas como DocPath, Adobe Acrobat Pro, Microsoft Word o PowerPoint con funciones de accesibilidad
• Aplicar estilos correctamente y etiquetar los elementos del documento
• Realizar auditorías de accesibilidad con validadores especializados
• Capacitar al equipo de contenidos en buenas prácticas de accesibilidad
• Consultar guías oficiales como las WCAG o los documentos de la UE

Accesibilidad digital como parte de la transformación inclusiva

La accesibilidad en documentos digitales no solo es una obligación legal, sino una oportunidad para mejorar la experiencia de todos los usuarios y demostrar compromiso con la diversidad. Las empresas que se adelanten a la normativa no solo evitarán sanciones, sino que fortalecerán su imagen, ampliarán su alcance y ofrecerán un servicio más justo e inclusivo.

¿Por dónde empezar?

Si tu empresa gestiona contenidos digitales, ahora es el momento de revisar todos los documentos y procesos internos. Crear una política de accesibilidad y utilizar herramientas adecuadas será clave para garantizar el cumplimiento antes de la fecha límite de 2025.

La accesibilidad digital ya no es opcional: es parte esencial del futuro digital europeo.